Рекомендации для Outlook – Outlook

Информация
Содержание
  1. Для ИТ-администраторов
  2. Настройка автоматических ответов
  3. Что такое быстрые действия?
  4. Почему следует разместить область чтения справа, а не снизу (или закрыть ее)?
  5. Что делать с папками, которые больше не нужны?
  6. Как выделить синим цветом все сообщения, отправленные только мне?
  7. Когда следует использовать представление беседы?
  8. Ежедневный просмотр задач и управление временем
  9. Умейте говорить “нет”
  10. Управление календарем
  11. Как создавать задачи
  12. Как управлять задачами
  13. Создание встреч для управления временем с помощью календаря
  14. Поиск сообщения от определенного пользователя
  15. Поиск сообщения с вложением
  16. Поиск сообщений во всем почтовом ящике
  17. Прекращение поиска
  18. Четыре этапа для поддержания порядка в папке «Входящие»
  19. Папки поиска
  20. Избранное (необязательно)
  21. Удаление
  22. Сделайте следующее: на две минуты на уровень детализации
  23. Делегирование
  24. Откладывание
  25. Когда следует откладывать сообщения
  26. Как отложить документ: добавление пометки
  27. Добавление дополнительных сведений к помеченным элементам
  28. Что делать с отложенными задачами?
  29. Сохранение
  30. Правила
  31. Список дел
  32. Пометка по умолчанию
  33. Уведомления
  34. Категории
  35. Быстрые действия
  36. Необязательные быстрые действия

Для ИТ-администраторов

Предложения, предваряющие логотипом Microsoft Office

, представляют собой ссылки на другие продукты Office, такие как Microsoft OneNote и Microsoft SharePoint Server. Предложения, в которых упоминаются автоАрхивация и файлы данных Outlook (PST), помечаются значком папки и файлов

. Если такие продукты или функции не развернуты в вашей организации, эти предложения можно пропускать.

Настройка автоматических ответов

Первый шаг в выполнении описанных ниже рекомендаций состоит в настройке системы для оптимизации использования Outlook. Ниже приведены рекомендации.

Подробные сведения о рекомендованной настройке структуры см. в разделе Вопросы и ответы.

К началу страницы

Что такое быстрые действия?

Быстрые действия позволяют выполнить несколько действий одним щелчком мыши. Они представляют собой удобное средство, которое поможет вам хранить новую папку “Входящие” и, как правило, работать эффективнее с помощью Outlook. Каждый раз, когда вы научитесь повторять действия, описанные в Outlook, попробуйте создать быстрое действие.

Примечание: Быстрые действия применяются только к элементам почты (например, к элементам в папке “Входящие”).

Почему следует разместить область чтения справа, а не снизу (или закрыть ее)?

Читать длинный и узкий столбец текста проще, чем короткий и широкий фрагмент. Кроме того, перемещать взгляд вниз проще, чем влево и вправо на длинные расстояния, поскольку при этом может понадобиться поворачивать шею, что быстрее приведет к усталости. Лучше не закрывать область чтения, чтобы не приходилось открывать каждое сообщение для просмотра его содержимого.

Что делать с папками, которые больше не нужны?

В списке папок в области навигации следует сохранять только те папки, которые часто используются. Если в ней размещаются папки, о которых вы уже не помните, переместите все сообщения из этих папок в папку для справки, а сами папки удалите.

Как выделить синим цветом все сообщения, отправленные только мне?

  1. На вкладке вид в группе Текущее представление нажмите кнопку Параметры представления.

    Параметры представления       

  2. В диалоговом окне ” Дополнительные параметры представления ” выберите пункт условное форматирование.

    Параметры расширенного представления

  3. В диалоговом окне условНое форматирование нажмите кнопку Добавить.

  4. В поле имя введите яи нажмите кнопку Шрифт.

  5. В диалоговом окне Шрифт в разделе Цветвыберите пункт синий, а затем нажмите кнопку ОК.

  6. В диалоговом окне ” условНое форматирование ” выберите условие.

  7. В диалоговом окне Фильтр установите флажок рядом с полем Кому в строке Комуи нажмите кнопку ОК в каждом диалоговом окне Открыть.

    Примечание: С помощью раскрывающегося меню можно изменить условие в зависимости от того, где я выбираю.

Когда следует использовать представление беседы?

Представление беседы удобно использовать в указанных ниже случаях.

  • Вы проверяете сообщения нечасто, поэтому просматриваете большое количество сообщений за раз.

  • У вас много цепочек сообщений с обсуждениями.

  • Необходимо видеть контекст: кто кому ответил.

  • Вы получаете много сообщений.

Просматривая сообщения в представлении беседы, можно сразу увидеть, в каких беседах самая длинная цепочка обсуждений. В таком случае целесообразно читать и отвечать только на последнее сообщение в цепочке. Можно также выбрать целую беседу и работать с ней. Цепочки бесед, в которых последним сообщением может быть такое: «Спасибо, теперь я знаю ответ на свой вопрос», можно просто удалять.

В представлении беседы можно также просматривать сообщения из других папок. Это очень удобно, когда приходит новое сообщение в длинной беседе — можно видеть всю историю, включая ваши ответы.

  1. Выберите пункты Файл {amp}gt; Автоответы.

    Автоматические ответы

    Примечание. Для Outlook 2007 на вкладке Сервис выберите пункт Заместитель.

  2. В диалоговом окне Автоответы выберите команду Отправлять автоответы.

    Кроме того, можно указать диапазон дат для автоматических ответов. Начиная с указанной даты их отправка прекратится. В обратном случае автоматические ответы нужно будет отключить вручную.

    Примечание: Если вы не видите кнопку Автоответы, настройте отправку сообщений об отсутствии на рабочем месте с помощью правил и оповещений.

  3. На вкладке В пределах организации введите текст ответа, который будет отправляться сотрудникам организации, если вас нет на рабочем месте.

    Введите текст автоматического ответа

    Примечание: При отправке автоматических ответов любым отправителям за пределами организации автоматические ответы будут отправляться для всей почты, включая информационные бюллетени, рекламу и спам. Если вы хотите отправлять автоматические ответы пользователям за пределами вашей организации, рекомендуем выбрать параметр Только моим контактам.

  4. Чтобы сохранить параметры, нажмите кнопку ОК.

Отключение автоматических оповещений об отсутствии на работе

Если приложение Outlook настроено для отправки автоматических ответов, сообщение об этом отображается под лентой. Чтобы отключить автоматические оповещения об отсутствии на работе, выберите команду Отключить. Чтобы изменить даты для автоматических ответов и сообщений, воспользуйтесь инструкциями выше для изменения параметров.

Примечание. В Outlook 2007 для отключения автоматических ответов об отсутствии на рабочем месте откройте вкладку Сервис, выберите пункт Заместитель и снимите флажок Отправлять автоответ об отсутствии.

Если в меню “Файл” отсутствует параметр Automatic Replies, вероятно, вы используете Gmail, Yahoo либо другую учетную запись POP или IMAP, которая не поддерживает функцию автоматических ответов в Outlook. Вы можете настроить правило для автоматического ответа на входящие сообщения, однако для этого должно быть постоянно запущено приложение Microsoft Outlook. Дополнительные сведения см. в статье Использование правил для ответа на сообщения.

Ежедневный просмотр задач и управление временем

Outlook — это инструмент, с помощью которого можно управлять сообщениями электронной почты, календарем, контактами и задачами. На самом деле это приложение является отправной точкой не только для обмена сообщениями, но и для управления рабочим графиком. Чтобы максимально эффективно использовать Outlook, мы предлагаем несколько основных принципов:

  • Удобно, когда всю электронную почту можно просматривать в одной программе. Если вы используете новую версию Office 365, вы можете использовать сортировку почты в Outlook для автоматического разделения типов сообщений, которые, скорее всего, будут сразу же прочтены из других сообщений.

  • Не обязательно читать все сообщения. Используйте правила для отправки сообщений, которые не нужно читать прямо в собственные папки. Например, папки для проектов или групп контактов. Вам не нужно, а в большинстве ситуаций с большим объемом данных, возможно, не удается прочитать каждое полученное вами сообщение.

  • Сократите количество папок, в которые вы сохраняете сообщения вручную. Не тратьте время на систематизацию сообщений — если они вам когда-либо понадобятся, вы сможете с легкостью найти их благодаря функции поиска.

  • Обрабатывайте сообщения в четыре этапа. Читая сообщение, решите, что с ним сделать:

    • удалить;

    • обработать (ответить или сохранить для справки);

    • делегировать (переслать);

    • отложить (с помощью категорий и пометок) для пересмотра в списке дел.

  • Сокращение списка дел на один список. Используйте один список задач и один календарь, чтобы управлять тем, что вам нужно сделать.

  • Работайте с группами задач. Группируйте похожие задачи вместе с помощью категорий.

  • При отправке сообщений пользуйтесь хорошим. ПроСледите за тем, чтобы написать очень много сообщений.

  • Регулярно просматривайте календарь и задачи.

Даже если вы не используете все рекомендации, описанные в этой статье, вы сможете улучшить работу с помощью Outlook.

К началу страницы

Рекомендуется каждое утро выделять время на управление списком дел и календарем. Это подразумевает выполнение указанных ниже действий.

  • Просмотр встреч и собраний на следующий день и на неделю вперед.

  • Просмотр задач и внесение поправок.

  • Добавление в календарь встреч и планирование времени на выполнение задач.

Умейте говорить “нет”

Просматривая календарь и задачи, будьте реалистичны относительно своих возможностей. Иногда вам придется говорить «нет». Вот несколько способов, которые позволяют освободить время, сказав «нет».

  • ОтКлонить собрания, на которые вам не нужно присутствовать. Да, это можно сделать.

  • Удаляйте ненужные задачи и те дела, которые вы не собираетесь выполнять.

  • Отправляйте сообщения о том, что вы работаете над ответом (и не забывайте делать отметки после отправки). Лучше сразу сообщить, что вы ответите при первой возможности, чем заставлять людей думать, что вы забыли об их письме.

Управление календарем

Если целый день необходимо присутствовать на собраниях, остается мало времени на выполнение задач и написание сообщений, поэтому переносите задачи на другие дни.

Если задача трудоемкая, но обязательная (в отличие от задач, которые можно не выполнять), перетащите ее из списка дел на день в календаре, чтобы зарезервировать время.

Как создавать задачи

Просматривая календарь и задачи, вы обязательно вспомните также о других делах, которые необходимо сделать. Вот несколько способов создания задач в Outlook:

  • Пометьте сообщение.

  • В верхней части списка дел введите задачу в поле Введите новую задачу.

  • Создайте задачу, нажав сочетание клавиш CTRL SHIFT K.

  • Находясь в транспорте, (если это безопасно и не запрещено законом) создавайте задачи с помощью функции голосовых записок на мобильном устройстве, а затем переносите их в список дел.

  • Логотип Office
    Делайте заметки на собрании с помощью приложения OneNote. Помеченные элементы в OneNote отображаются в списке задач Outlook.

Как управлять задачами

Вот несколько способов, которые помогут вам разобраться с задачами.

  • Добавляйте задачи по мере их постановки, вводя текст в поле введите новое задание в списке дел или в верхней части списка задач, в пустом месте списка задач на день или выбрав команду создать задачу на ленте.

  • Удаляйте задачи, которые нет необходимости выполнять. Не засоряйте свой список дел, поскольку в таком случае он перестанет быть удобным. Если вы хотите сохранить помеченные сообщения, выберите команду удалить из списка, в противном случае просто удалите.

  • Помечайте завершенные задачи, чтобы удалить их из списка дел.

  • Формулируйте темы задач помеченных сообщений максимально конкретно. Например, Не получается изменить сведения об участии в группе с помощью клавиатуры лучше заменить на Ответить Владимиру, то есть указать следующее действие, которое необходимо выполнить в рамках этой задачи. Чтобы изменить тему задачи, выберите элемент в списке дел и введите новую тему или щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Переименовать задачу. При этом тема сообщения остается прежней. Изменяется только тема, отображаемая в списке задач.

  • Создавайте и назначайте цветовые категории , чтобы определить, где необходимо выполнить следующее действие и выделить некоторые задачи.

  • Переупорядочивайте задачи, чтобы сгруппировать похожие, например задачи одной категории. Для перемещения задачи выберите задачу в списке задач и перетащите ее. Таким образом можно выполнять несколько связанных задач одновременно.

  • Перетащите задачи в список задач на день и в список дел, выбрав день, в который вы планируете их выполнить. Задачи, выполнение которых займет определенное время, перетащите на календарь, чтобы зарезервировать для них время.

Хорошо, когда все организовано, но не стоит тратить много времени на определение приоритетов и управление списком дел. Этот процесс должен занимать лишь несколько минут в день!

Создание встреч для управления временем с помощью календаря

Помните: дел всегда больше, чем времени для их выполнения.

Для эффективного управления своим графиком необходимо выделять время на работу с сообщениями, управление встречами и задачами, а также на планирование дел.

Можно зарезервировать это время, распланировав регулярные встречи и собрания в календаре. Рассматривайте свой календарь как настоящий план своего времени — если на определенное время запланировано определенное дело, его необходимо выполнить в это время.

Выделяйте время на:

  • Работу с сообщениями. Выделять время на работу с сообщениями особенно важно, если вы получаете много сообщений. Даже если настроены правила, пропускающие в папку «Входящие» только важные сообщения, все равно вам потребуется время на их обработку.

Совет: При обработке и чтении сообщений уберите экранную раскрывающийся список, чтобы свести к минимуму область навигации и список дел, нажав кнопку ” Чтение
Режим чтения
в строке состояния. Чтобы вернуться к разделу все открытые, выберите обычныеNormal view
(слева от чтения).

  • Просмотр задач и встреч ежедневно и еженедельно. Просмотрите календарь и задачи и определите для себя приоритеты встреч и задач. Если у вас насыщенный календарь, следует выполнить следующее.

  • Устраните конфликты между встречами, поскольку невозможно быть в двух разных местах одновременно.

  • Запланируйте время на выполнение работы.

  • Проанализируйте свою работу: эффективно ли вы используете время и правильно ли расставляете приоритеты.

  • Регулярные встречи со своим руководителем. Это позволит вам объяснить, над чем вы работаете и при необходимости изменить приоритеты. Чтобы настроить регулярное или повторяющееся собрание, нажмите кнопку повторениеИзображение кнопки
    .

К началу страницы

Поиск сообщения от определенного пользователя

  • Если вы хотите найти сообщение от определенного пользователя, выберите поле поиска в любой папке, а затем на вкладке Поиск нажмите кнопку от.

    Поиск в

  • Введите имя пользователя.

    Поиск по имени отправителя

Или введите имя в поле поиска , а затем нажмите клавишу Стрелка вниз, чтобы сузить диапазон результатов.

Поиск сообщения с вложением

Чтобы найти сообщение с вложением, выберите поле поиска и на вкладке Поиск нажмите кнопку с вложениями.

Поиск вложений

Все условия поиска являются аддитивными, поэтому если вы хотите найти сообщение от пользователя с вложениями, выберите команды на ленте (из, с вложениями), чтобы выполнить построение поиска.

Поиск файлов и вложений

Поиск сообщений во всем почтовом ящике

Иногда вы не можете найти сообщение, только выполняя поиск только в справочной папке, это может быть сообщение, которое вы отправили. В этих случаях Начните с поиска в любой папке (Папка “Входящие”, 1-ссылкаи т. д.), а затем в поле поиска щелкните раскрывающееся меню и выберите пункт текущий почтовый ящик.

Выбор области поиска

Вы также можете выбрать в списке ” текущий почтовый ящик ” на вкладке ” Поиск “.

Выбор области поиска

Если вы подозреваете, что ваш запрос может находиться в принятом приглашении на собрание (и, следовательно, в календаре), попробуйте выбрать все элементы Outlook.

Если вы часто выполняете поиск во всем почтовом ящике, можете по умолчанию установить диапазон поиска по всем папкам, перейдя к представлению Backstage.

  1. Откройте вкладку файл и выберите пункт Параметры.

  2. Нажмите кнопку Поиск.

  3. В разделе результатывыберите пункт текущий почтовый ящик.

    Настройка области поиска по умолчанию

Прекращение поиска

После того как вы найдете нужный элемент и будете готовы перейти к следующей задаче, щелкните значок “Закрыть”
Значок {amp}quot;Закрыть{amp}quot;
рядом с полем “мгновенный поиск” или на вкладке Поиск в группе Закрыть нажмите кнопку Закрыть Поиск.

Закрыть Поиск

Четыре этапа для поддержания порядка в папке «Входящие»

Ниже приведены рекомендации.

  • Папка “Входящие” для сообщений, которые необходимо обработать (с которыми вы хотите справиться). Папка “Входящие” предназначена для сообщений, которые отправляются непосредственно вам или могут быть важны для чтения.

Если вы получаете большое количество сообщений по списку рассылки, перейдите в представление бесед или же используйте упорядочение по дате (установлено по умолчанию). Также вы можете настроить правила автоматического форматирования. Это позволит выделять синим цветом адресованные лично вам сообщения.

  • Создайте в папке «Входящие» единую папку для справочных материалов, которые могут понадобиться вам в будущем. В этой папке ничего не будет автоматически заархивировано (то есть с правилом). Назовите ее 1-Для справки. (Число 1 в имени нужно для того, чтобы она отображался первой в папке «Входящие».) Если эта папка вам временно не нужна и ее нужно скрыть, просто сверните «Входящие».

    Значок архива
    Настройте для этой папки ежегодную автоматическую архивацию.

    Примечание: Если эта папка становится слишком большой (10 000 элементов или более), при переключении на эту папку Outlook может зависнуть.

  • Заведите отдельные папки для рабочих и личных сообщений. Так вы сможете свободно искать сообщения, пока другие сотрудники смотрят на ваш монитор, — они не увидят никакую конфиденциальную информацию. Назовите папку для личных сообщений 2-Личные. Руководители могут создать единую папку для отзывов о своих подчиненных под названием 3-Управление.

    Значок архива
    Настройте для этих папок ежегодную автоматическую архивацию.

  • Набор папок для сообщений группы контактов. Все сообщения, отправленные в группы контактов (также называемые серверами списков или списками рассылки или списками рассылки), не обязательно должны быть прочитаны. Этот набор папок — это репозиторий всех сообщений группы контактов, которые не доставляются автоматически в папку “Входящие”. Создайте отдельную папку верхнего уровня в папке “Входящие” с именем ” группы контактов“, а затем создайте вложенную папку для каждой темы групп контактов. Обычно для каждой группы контактов достаточно одной папки, но если вы используете несколько связанных групп контактов, рассматривайте все сообщения в одной папке.

Сверните папку группы контактов верхнего уровня, чтобы не отвлекаться на уведомления о непрочитанных сообщениях во вложенных папках.

Примечание: Если вам необходимо читать все сообщения, отправленные группе контактов, не создавайте для них отдельную папку. Эти сообщения будут поступать непосредственно в вашу папку «Входящие».

https://www.youtube.com/watch?v=ytaboutru

Настройте для папок группы контактов автоматическую архивацию каждые шесть месяцев или чаще, если они содержат срочную информацию. Например, сообщения в группе контактов, которая обменивается сведениями об эксплуатации корпоративного автомобиля, следует архивировать ежедневно.

  • Обратите внимание на набор папок для RSS-каналов. В него добавляется интересная информация, которую необязательно постоянно читать и которая не требует столь срочных действий, как сообщения отправленные лично вам. Outlook создает эти папки автоматически.

Папки поиска

Благодаря папкам поиска удобно собирать сведения из разных почтовых папок и RSS-папок. Папки поиска особенно полезны для сбора сведений, сохраненных в разных папках, — например, при подготовке к квартальным собраниям.

Если вы получаете большое количество сообщений (более 200 в день), с помощью папок поиска удобно анализировать почту от разных отправителей.

{amp}quot;Избранное{amp}quot; в верхней части области навигации

Избранное (необязательно)

В раздел Избранное можно помещать папки, которые иначе затерялись бы среди других почтовых папок.

Избранное представляет собой набор из нескольких папок и отображается в верхней части область навигации. Этот элемент необязательно должен присутствовать в Outlook, но с его помощью на маленьком экране можно свернуть область навигации и дальше перетаскивать сообщения в нужные папки, а также выполнять общие поисковые запросы и переключаться между представлениями Календарь, Контакты и Задачи.

В Избранное рекомендуется добавить следующие папки: Входящие, 1-Для справки, Отправленные и Удаленные.

К началу страницы

После настройки системы можно приступить к управлению входящими сообщениями. Выполнив необходимые настройки для получения в папку «Входящие» только важных сообщений, вы будете уверены, что каждое поступившее сообщение требует вашего внимания.

С каждым сообщением в папке «Входящие» необходимо поступать указанным ниже образом.

  • Если сообщение не имеет ценности, сразу же удалите его.

  • Если обработка сообщения требует не более двух минут, обработайте его (ответьте, сохраните, позвоните и т. д.).

  • Если сообщение предназначено не для вас или его выполнение находится вне вашей компетенции, делегируйте (перешлите) его.

  • Если сообщение требует от вас определенной задачи, но ее выполнение займет больше двух минут (включая чтение), отложите его.

Если сообщение необходимо для справки (даже если вы решили отложить его), переместите его в папку сообщений для справки. Цель — сократить количество обращений к одному и тому же сообщению.

Удаление

Удаляйте сообщения, которые вы не собираетесь читать. Избавляйтесь от нежелательной почты.

Если вы не хотите больше получать сообщения, относящиеся к определенной беседе, игнорируйте их.

Пропуск, очистка, удаление, архивация

Сделайте следующее: на две минуты на уровень детализации

Поразительно, сколько всего можно успеть за две минуты! Например, вы можете ответить на несколько сообщений в течение двух минут или менее. Но если обработка письма занимает больше двух минут, отложите его. Чтобы почувствовать, что такое две минуты, попробуйте рассчитывать свое время.

Обработав сообщение, выполните одно из следующих действий.

  • Удалите его, если оно вам больше не понадобится.

  • Сохраните его в одну из папок для справки (например, 1-Для справки) с помощью быстрого действия.

Чтобы сохранить запись о том, что вы сделали, особенно в целях отражения во время ежегодного рецензирования или подготовки отчетов, используйте быстрое действие ” Готово “, которое также помечает сообщения как завершенные.

Делегирование

Иногда вы получаете сообщения, предназначенные для других сотрудников. В этих случаях ответьте на сообщение и добавьте его человека в поле Кому . Если вы обнаружите, что это часто делается, рассматривайте возможность создания быстрого действия, отвечающего за сообщение и добавляющего делегированного пользователя в строку Кому .

Чтобы завершить обработку сообщения позже, пометьте его для себя перед отправкой. В списке дел отнесите задачу к категории @Ожидание.

Откладывание

Когда следует откладывать сообщения

Откладывайте сообщения, чтобы обработать их позже, если нет возможности сделать это сразу.

Причины для откладывания сообщений.

  • Сообщение нельзя обработать за две минуты.

  • Прочтение сообщения займет много времени.

  • Ответ на сообщение необходимо тщательно продумать.

  • Обработка сообщения требует дополнительных действий в другой программе (например, «требуется добавить в документ {amp}lt;имя{amp}gt;»).

Как отложить документ: добавление пометки

Если нет времени, чтобы сразу обработать сообщение, его можно пометить.

  • Если к сообщению необходимо вернуться сегодня, добавьте пометку Сегодня (щелкните пометку левой кнопкой мыши).

  • Если сообщение можно отложить на более длительный срок, щелкните его правой кнопкой мыши и добавьте пометку с более поздней датой.

  • Если к сообщению необходимо вернуться несколько раз и к нему нужен быстрый доступ, перетащите его в группу Позже в списке дел. Если группа Позже отсутствует, установите дату начала для задачи через 100 лет. (Используйте эту пометку как можно реже, чтобы таких сообщений не стало слишком много.)

  • Если сообщение требует выполнения определенных действий в ближайшее время, добавьте пометку Без даты, чтобы оно отображалось вверху списка дел. Используйте эту группу только при необходимости и регулярно очищайте ее, поскольку она отображается в верхней части списка.

Кроме добавления пометок к сообщениям, можно также выполнить следующее.

  • Добавить соответствующие категории.

  • Выберите команду быстрое действие, чтобы пометить сообщение как прочтенное, если оно еще не помечено как прочитанное, и запросите его в папку для ссылок (1 — ссылка).

Если вы часто применяете одни и те же категории и пометки, создайте новое быстрое действие, которое помечает сообщения, классифицирует и сохраняет их.

Отмеченное сообщение появляется в списке дел. Письмо, которое отмечено и сохранено в папке для справки, можно считать обработанным и скрыть. Теперь можно перейти к следующему сообщению, так как к отмеченным элементам всегда можно вернуться позже.

Добавление дополнительных сведений к помеченным элементам

Если в строке темы сообщения содержится недостаточно сведений, вы можете выполнить одно из двух действий в зависимости от того, какой объем информации нужно добавить.

  • Измените имя задачи, выбрав ее в списке дел или щелкнув ее правой кнопкой мыши и выбрав команду Переименовать задачу. Тема сообщения при этом не изменится, однако так вам будет проще понять, что делать дальше.

  • Создать задачу и вложить в нее сообщение.

Можно также добавить категорию, которая мгновенно даст вам представление о ваших дальнейших действиях. Взглянув на список дел с распределенными по категориям задачами, вы сразу увидите, какие задачи можно выполнить незамедлительно (@Офис), для выполнения каких задач необходимо подождать других людей (@Ожидание) и какие задачи необходимо обсудить на собрании (@Собрание).

Что делать с отложенными задачами?

После обработки сообщений вы можете справиться со списком задач. Это происходит, когда вы отвечаете на эти сообщения, которые вы отложили.

Сохранение

Иногда приходят сообщения, которые не требуют каких-либо действий, но могут понадобиться в будущем. Например, сообщения с инструкциями. Заполните эти сообщения в справочной папке (1-Reference), выбрав эталонное быстрое действие. Добавление категории (например, @Проект) упростит поиск сообщения, если оно понадобится в будущем. Классифицировать сообщения следует перед их сохранением с помощью быстрого действия.

Когда обработка всех сообщений в папке «Входящие» завершена, вы можете перейти к календарю и задачам.

К началу страницы

Правила

Цель Организации Outlook заключается в том, чтобы уменьшить объем ненужных помех в папке “Входящие” и сделать самые важные элементы пузырьковой. Для этого можно использовать правила, позволяющие перемещать сообщения в папки на основе заданных критериев. Правила фильтруют сообщения, поступающие в папку «Входящие», оставляя только обязательные для просмотра элементы.

Рекомендуется использовать указанные ниже правила (подробные сведения об их настройке приведены в разделе Вопросы и ответы в конце этого документа).

  • Автоответы    Перемещение всех ответов на приглашение на собрание без содержимого в папку «Удаленные». Чтобы видеть, кто принял приглашение, установите флажок для вкладки «Отслеживание» в окне собрания.

  • Кому: мне    Все сообщения, которые отправлены непосредственно вам или содержат ваш адрес в строке «Копия», доставляются в папку «Входящие» и не обрабатываются другими правилами, даже если они также отправлены группе контактов.

  • Приглашения на собрания, отправляемые в папку «Входящие».    Все приглашения на собрания, даже если они отправлены группе контактов, должны поступать в папку «Входящие».

  • Отложить отправленные элементы    Это правило откладывает отправку сообщений на одну минуту или дольше. При использовании этого правила убедитесь, что сообщения отправлены, прежде чем выключать компьютер.

Примечание: 

Это правило применяется только в клиенте и не работает в веб-приложении Outlook Web App.

  • Группы контактов    Любое сообщение электронной почты, отправленное группе контактов, отправляется в папку группы контактов (за исключением тех случаев, когда его ключевые слова не предлагают вам важно, в этом случае он отправляется в папку “Входящие”). Несколько групп контактов, которые похожи, должны использовать одно и то же правило и храниться в одной папке. Если вы являетесь участником группы контактов, для которой необходимо прочитать каждое сообщение, не создавайте для него правило. Все сообщения, которые необходимо прочитать, должны перейти прямо в папку “Входящие”.

К началу страницы

Список дел

Список дел — это панель, расположенная в правой части Outlook. В нем представлены календарь, предстоящие встречи и единый список задач, в который можно включить следующие элементы:

  • сообщения, на которые необходимо ответить (отмеченные сообщения);

  • контакты, которым необходимо позвонить (отмеченные контакты);

  • неожиданно возникшие задачи.

Рекомендуется настраивать список дел следующим образом.

  • Показать календарик (включен по умолчанию).

  • Показывать задачи (включено по умолчанию).

  • Логотип Office
    Показать список избранных контактов.

По умолчанию задачи упорядочены по дате их выполнения, но можно упорядочить их по дате начала в зависимости от ваших предпочтений. Чтобы просмотреть задачи, перенесенные на понедельник следующей недели, выберите упорядочение по дате начала. Если необходимо отобразить задачи в день их выполнения, воспользуйтесь упорядочением по дате выполнения.

Пометка по умолчанию

Рекомендуется установить для флага быстрого выбора значение сегодня (это значение по умолчанию).

К началу страницы

Уведомления

Если вы получаете много сообщений или легко отвлекаетесь на звук уведомления о входящем сообщении, рекомендуется выключить указанные ниже параметры.

  • Значок конверта, который отображается на значке Outlook на панели задач Windows

  • Курсор, быстро изменяющийся на конверт

  • Звук, сопровождающий все указанные выше параметры

Чтобы изменить эти параметры, нажмите кнопку файл , выберите пункт Параметрыи нажмите кнопку почта.

В разделе Получение сообщения снимите все флажки.

К началу страницы

Категории

Категории в Outlook позволяют управлять элементами различными способами. Рекомендуется создать указанные ниже основные типы категорий.

  • Проект (может включать людей)

  • Тема

  • Расположение или действие

Рекомендации для Outlook - Outlook

Категории не являются обязательными, но при правильном использовании они упрощают работу. Например, с их помощью можно легко упорядочить список дел и сгруппировать похожие задачи, чтобы выполнить их за один раз.

Чтобы создать категории, выполните следующее.

  • В любом представлении на вкладке Главная в группе теги нажмите кнопку выбрать категорию, а затем выберите пункт все категории.

Рекомендуется создать категории для:

  • подчиненных и руководителей, с которыми необходимо обсудить те или иные вопросы на следующем собрании (например, категория под названием 1:1 руководитель);

  • основных видов деятельности и мест их реализации, чтобы иметь возможность одновременно выполнять несколько задач (удобная функция управления задачами), например:

    • @В пути для задач, которые можно выполнять по дороге с работы домой.

    • @Email для задач, связанных с сообщениями электронной почты, собраниями или любыми другими аспектами Outlook.

    • @Дом для задач, которые можно выполнить только дома.

    • @Собрание для задач, которые выполняются во время подготовки к собранию.

    • @Не в сети для задач, которые выполняются не за компьютером, например создание бумажных копий документов.

    • @В сети для задач, которые можно выполнить только при подключении к Интернету или с помощью веб-браузера.

    • @Телефон для звонков, которые нужно сделать или принять.

    • @Чтение для задач, связанных только с чтением и не требующих ответа. Эта категория полезна для длинных сообщений или вложений, которые необходимо прочитать, если невозможно сделать это сразу;

    • @Ожидание для сообщений или задач, ответ на которые вы ожидаете, но которые не требуют явных ответных действий с вашей стороны.

    Категории

Примечание: Символ @, указанный перед категорией, выделяет ее среди других категорий в списке. Кроме того, категории, начинающиеся с @, отображаются вверху списка категорий, чтобы вы легко могли выделить для себя главные задачи (например, @Телефон — разговор по телефону).

  • важных тем или проектов, чтобы можно было легко находить сообщения по определенной теме — особенно, если в теле или теме сообщений нет слов, по которым их можно найти;

  • важных задач, которые необходимо выполнить сегодня и которые нельзя перенести на другой день.

https://www.youtube.com/watch?v=ytadvertiseru

К одному элементу можно применить несколько категорий, при этом в каждой отдельной папке может храниться только один элемент. Например, важное сообщение, которое нужно обсудить со своим руководителем, прежде чем ответить на него, можно отнести к категориям @Электронная почта и 1:1 руководитель.

В категорию «Значение щелчка» следует добавлять элементы, к которым вы будете обращаться чаще всего.

Чтобы настроить категорию «Значение щелчка», выполните указанные ниже действия.

  • В любом представлении на вкладке Главная в группе теги нажмите кнопку выбрать категорию, а затем выберите команду задать щелчком.

Как видите, категории помогают выделять сообщения и задачи в списке дел, повышают эффективность поиска и помогают подготовиться к собраниям.

Значок папки и файла

Примечание: Будьте внимательны при распределении исходящих сообщений, чтобы получатели могли видеть ваши категории.

К началу страницы

Быстрые действия

Быстрые действия позволяют выполнить несколько действий одним щелчком мыши. Они представляют собой удобное средство, которое поможет вам хранить новую папку “Входящие” и, как правило, работать эффективнее с помощью Outlook. Каждый раз, когда вы научитесь повторять действия, описанные в Outlook, попробуйте создать быстрое действие.

Примечание: Быстрые действия применяются только к сообщениям.

Рекомендуется настроить указанные ниже быстрые действия. Дополнительные сведения см. в статье Автоматизация типовых или повторяющихся задач с помощью быстрых действий.

Быстрое действие

Операция

Когда использовать

Ссылка

Пометка сообщения как прочитанного.

Перемещение сообщения в папку 1-Для справки.

Кнопка для сохранения сообщения одним щелчком.

Личные*

Пометка сообщения как прочитанного.

Перемещение сообщения в папку 2-Личные.

Для хранения личных сообщений.

Завершенные

Пометка сообщения как прочитанного.

Пометка сообщения как обработанного.

Перемещение сообщения в папку 1-Для справки.

Для сообщений (сохраняемых для справки), на которые вы ответили или которые обработали.

Отложенные*

Пометка сообщения как прочитанного.

Пометка сообщения как задания на сегодня.

Перемещение сообщения в папку 1-Для справки.

Для сообщений, которые необходимо обработать позже.

https://www.youtube.com/watch?v=ytcreatorsru

* Быстрые действия «Личные» и «Отложенные» не установлены по умолчанию.

Необязательные быстрые действия

Помимо перечисленных выше быстрых действий в зависимости от вашей должности и обязанностей можно создать другие быстрые действия.

Быстрое действие

Операция

Когда использовать

Классифицировать и переместить

Пометка сообщения как прочитанного.

Классификация сообщения.

Перемещение сообщения в папку 1-Для справки.

Если сообщения часто приходится классифицировать перед сохранением для удобного поиска в будущем. Создайте быстрое действие для каждой категории, которую вы часто используете.

Пометить и переместить

Пометка сообщения как прочитанного.

Пометка сообщения.

Перемещение сообщения в папку 1-Для справки.

Для элементов часто делаются пометки с датами, например «Завтра», «На этой неделе» и т. д. Создайте быстрое действие для каждой пометки, которую вы часто используете.

Пометить, классифицировать и переместить

Пометка сообщения как прочитанного.

Пометка сообщения.

Классификация сообщения.

Перемещение сообщения в папку 1-Для справки.

Используется несколько категорий, помогающих понять, к какому контексту относятся задачи. Пример: @Чтение: отметка «Завтра» относит сообщение к категории «@Чтение».

Пометить для информации и переместить

Пометка сообщения как прочитанного.

Перенаправление сообщения с пометкой «для информации».

Перемещение сообщения в папку 1-Для справки.

При частой пересылке сообщений электронной почты другим людям (статей и др.)

Делегировать

Пометка сообщения как прочитанного.

Перенаправление сообщения другому человеку.

Перемещение сообщения в папку 1-Для справки.

Часто поступают сообщения, предназначенные для других людей.

Задача

Создание задачи с вложением.

Удаление сообщения.

Необходим дополнительный контекст для помеченных сообщений.

Группа контактов

Пометка сообщения как прочитанного.

Перемещение сообщения в папку группы контактов верхнего уровня или в одну из вложенных папок.

В папку «Входящие» поступают ненужные письма от группы контактов в соответствии с заданными правилами. Например, у вас есть правило для записи всех сообщений из группы контактов foo в папку, если она не содержит текстовую панель . Однако группа контактов получает сообщение со словом пластина, которое не имеет отношения к вам.

Ответить и удалить

Открытие окна ответа.

Удаление исходного сообщения.

Часто поступают сообщения, которые требуют быстрого ответа, но которые не нужно хранить. Например: «Привет, пойдем обедать?». Ваш ответ: «Да!»

Во время создания быстрых действий вы узнаете, что оптимизировать большое количество действий для выполнения задач можно и другими способами. Как только вы заметите, что повторно выполняете какое-либо действие, попробуйте создать быстрое действие. По мере изменения проектов обновляйте быстрые действия, чтобы они представляли задачи, которые вы действительно выполняете.

К началу страницы

Оцените статью
Avtomobil-Vaz.ru